Što je kontroling i čemu zapravo služi u poduzeću?

Mnoga poduzeća rastu, zapošljavaju i povećavaju promet, a uprava ipak nema osjećaj da stvarno upravlja: odluke se donose po osjećaju, izvještaji kasne, a kad rezultat na kraju godine iznenadi, više je kasno nešto promijeniti. Ako vam to zvuči poznato, niste sami: to je upravo prostor u kojem kontroling pokazuje svoju vrijednost. U ovom tekstu objašnjavamo što je kontroling, čime se zapravo bavi, koja je razlika između strateškog i operativnog kontrolinga te zašto kontroler nije isto što i kontrolor. Cilj je jednostavan: da nakon čitanja jasno znate služi li kontroling vašem poduzeću i kako ga uvesti.

Što je kontroling? Jednostavna definicija

Kontroling je sustav upravljanja koji povezuje planiranje, praćenje i analizu poslovanja kako bi menadžment u svakom trenutku imao točne i pravovremene informacije za donošenje odluka. Drugim riječima, kontroling pretvara mnoštvo podataka iz vašeg poduzeća u informacije na temelju kojih se zaista može upravljati.

Važno je odmah razbiti jednu zabludu: kontroling nije “kontrola” zaposlenika niti dodatna birokracija. To je informacijska i savjetodavna funkcija koja stoji uz bok menadžmentu i pomaže mu da vidi jasniju sliku: gdje poduzeće zarađuje, gdje gubi i u kojem smjeru bi trebalo ići dalje.

Kontroling kao sustav, a ne kao osoba

Kada se kaže “kontroling”, mnogi pomisle na jednu osobu u uredu koja pregledava brojke. U stvarnosti je kontroling sustav procesa: planiranja, mjerenja ostvarenja, analize odstupanja i izvještavanja. Osoba koja te procese vodi jest kontroler, ali kao funkcija ovaj sustav prožima cijelo poduzeće, od prodaje i nabave do proizvodnje i financija.

To razlikovanje nije samo terminološko. Ako kontroling promatrate kao sustav, jasno je da on mora biti ugrađen u način na koji poduzeće radi, a ne sveden na jedan izvještaj koji netko jednom mjesečno “izbaci iz programa”. Sustav znači da svaki sektor zna svoje ciljeve, mjeri svoje rezultate i zna na koga se odnose određeni troškovi i prihodi.

Kontroler nije kontrolor: česta zabluda

Ovo je možda najčešći nesporazum vezan uz pojam. Kontrolor (s “o”) asocira na nekoga tko nadzire, traži greške i “lovi” propuste. Kontroler (s “e”), pak, dolazi iz engleskog controller i označava poslovnog partnera menadžmentu, osobu koja priprema informacije, postavlja prava pitanja i pomaže boljim odlukama.

Zabluda je nastala jer obje riječi zvuče slično i jer se kontroling u praksi nažalost ponekad doživljava kao “kontrola” zaposlenika. Zato uvođenje kontrolinga gotovo uvijek uključuje i promjenu razmišljanja: kontroler ne traži krivca, nego uzrok odstupanja kako bi se on na vrijeme ispravio.

Odakle dolazi pojam i kako se razvijao

Pojam kontrolinga razvio se u velikim američkim i njemačkim korporacijama tijekom 20. stoljeća, kao odgovor na potrebu da uprava velikih sustava ima objektivnu, brojkama potkrijepljenu sliku poslovanja. Iz funkcije koja je u početku bila bliska računovodstvu, ova je disciplina evoluirala u stratešku potporu odlučivanju.

Danas kontroling nije rezerviran samo za velike sustave. I srednja, pa i manja poduzeća sve češće uvode ovu funkciju jer shvaćaju da rast bez jasnih informacija nosi sa sobom skrivene rizike.

Koja je razlika između strateškog i operativnog kontrolinga?

Kontroling se uobičajeno dijeli na dvije razine koje rade zajedno: stratešku i operativnu. Najjednostavnije rečeno: strateški kontroling brine o tome radimo li prave stvari, a operativni o tome radimo li te stvari kako treba. Obje razine su nužne; jedna bez druge daje nepotpunu sliku.

Strateški kontroling: dugoročni ciljevi i smjer

Strateški kontroling usmjeren je na dugi rok: na ostvarenje vizije, tržišnu poziciju i održivi rast. On prevodi strateške ciljeve u mjerljive pokazatelje i prati ide li poduzeće u željenom smjeru. Ovdje se često koristi BSC model (Balanced Scorecard), koji povezuje financijske ciljeve s perspektivama kupaca, internih procesa te učenja i razvoja.

Praktično, strateški kontroling odgovara na pitanja poput: jesmo li na pravom tržištu, jesu li naši najveći kupci ujedno i najprofitabilniji te hoće li nas trenutni način poslovanja dovesti do ciljeva za tri godine.

Operativni kontroling: proračun, troškovi i pokazatelji

Operativni kontroling bavi se kraćim razdobljem, tipično tekućom poslovnom godinom. Tu su budžetiranje i proračun, praćenje troškova po mjestima troška, marže, likvidnost i mjesečni pokazatelji uspješnosti. Operativni kontroling je “puls” poslovanja: pokazuje kako stojimo ovog mjeseca u odnosu na plan i na isto razdoblje prošle godine.

Upravo zato operativni kontroling daje najbrži povrat: već nakon prvih usporedivih izvještaja menadžment vidi gdje se troši previše, koji proizvod ili kupac ne nosi očekivanu maržu i gdje treba reagirati odmah.

Koji su glavni zadaci kontrolinga?

Iako se sadržaj kontrolinga prilagođava svakom poduzeću, postoje četiri zadatka koji čine srž svakog kontrolerskog procesa: planiranje, praćenje, analiza odstupanja te izvještavanje i podrška odlukama.

Planiranje i postavljanje ciljeva (SMART)

Sve počinje planom. Kontroling osigurava da planovi nisu lista lijepih želja, nego realni, usklađeni sa strategijom i financijski održivi ciljevi. Dobar plan je SMART: specifičan, mjerljiv, dostižan, relevantan i vremenski određen.

U praksi to znači da svaki sektor određuje svoje ciljeve i proračun, a kroz budžetiranje se ti pojedinačni planovi spajaju u smislenu cjelinu. Bez kvalitetnog planiranja, ostvarenje se kasnije nema s čime usporediti pa nema ni prave analize.

Praćenje ostvarenja i analiza odstupanja

Kada plan postoji, kontroling kontinuirano prati što je stvarno ostvareno i uspoređuje to s planom. Najvrjedniji dio nije sama brojka odstupanja, nego odgovor na pitanje zašto je do njega došlo. Je li pad marže posljedica pada cijena, rasta troškova nabave ili promjene strukture prodaje?

Analiza odstupanja u realnom vremenu omogućuje pravovremene korektivne mjere, dok se još može utjecati na rezultat, a ne tek na kraju godine kad je brojka konačna.

Izvještavanje i podrška menadžmentu pri odlukama

Izvještaji su finalni proizvod kontrolinga. Dobar kontrolerski izvještaj nije gomila tablica, nego pregledan dokument koji sadrži ostvarenje, plan, usporedbu s prethodnom godinom i ključne pokazatelje (KPI) za svaki sektor. Cilj je da menadžer u nekoliko klikova ili na jednoj stranici vidi kako stoji i gdje treba djelovati.

Upravo zato moderni kontroling sve češće koristi BI alate poput Qlik Sensea, koji podatke iz različitih izvora pretvaraju u interaktivne izvještaje i preglede (dashboarde). Umjesto čekanja na “ručno” složen izvještaj, menadžment sam može filtrirati podatke i izdvojiti ono što ga tog trenutka zanima. Tako odluke prestaju biti stvar osjećaja i postaju odluke na temelju podataka.

Čemu kontroling služi u svakodnevnom poslovanju?

Definicije su korisne, ali prava vrijednost kontrolinga vidi se u svakodnevnim odlukama. On poduzeću daje dvije stvari koje novac teško može kupiti: jasnoću i pravovremenost.

Otkrivanje profitabilnih i neprofitabilnih segmenata

Mnoga poduzeća iznenadi spoznaja da im najveći kupac ili najprodavaniji proizvod zapravo nosi najmanju maržu. Bez kontrolinga prihod se vidi, ali stvarna profitabilnost po proizvodu, kupcu ili sektoru ostaje skrivena. Rješenje je u dodjeljivanju prihoda i troškova jasno definiranim nositeljima (mjestima troška te profitnim i troškovnim centrima), pa se točno vidi tko zaista doprinosi rezultatu, a tko ga tiho umanjuje.

To poduzeću omogućuje da usmjeri energiju i resurse na ono što se isplati, umjesto da jednako tretira sve, i profitabilno i ono što tiho “jede” zaradu.

Pravovremeno upozorenje na rizik

Druga ključna uloga ovog sustava jest funkcija ranog upozorenja. Praćenjem pokazatelja u realnom vremenu signaliziraju se odstupanja prije nego što prerastu u ozbiljan problem: pad likvidnosti, rast zaliha koje se ne prodaju ili troškovni izlet u nekom sektoru.

Pravovremena informacija mijenja sve: odluka donesena na vrijeme rješava problem, dok ista odluka donesena tri mjeseca kasnije često samo sanira štetu.

Koja je razlika između kontrolinga i računovodstva?

Ovo je pitanje koje gotovo uvijek slijedi: ako već imamo računovodstvo, čemu još i kontroling? Računovodstvo je primarno usmjereno na prošlost i na zakonske obveze: ono točno bilježi što se dogodilo i izvještava prema propisima. Kontroling tu evidenciju koristi kao temelj, ali je usmjeren na budućnost: na planiranje, analizu uzroka i podršku odlukama.

Pojednostavljeno: računovodstvo vam kaže što se dogodilo, a kontroling zašto se to dogodilo i što ćete s tim učiniti. Dvije se funkcije ne isključuju; naprotiv, kvalitetan kontroling počiva na dobro postavljenom troškovnom i upravljačkom računovodstvu, koje prihode i troškove dovodi na prave nositelje.

Tko se u poduzeću bavi kontrolingom?

Sada kad je jasno čemu kontroling služi, logično je pitanje tko ga zapravo provodi. Odgovor ovisi o veličini i zrelosti poduzeća, ali uloga je u svakom slučaju partnerska, a ne nadzornička.

Uloga kontrolera kao partnera menadžmentu

Kontroler je poslovni partner upravi. On priprema informacije, postavlja prava pitanja i pomaže menadžmentu da donese bolju odluku, ali odluku i dalje donosi menadžment. Dobar kontroler poznaje i brojke i poslovanje, pa zna prepoznati što je u podacima zaista važno, a što je samo “šum”.

Zato se kvalitetan kontroler ne mjeri količinom izvještaja, nego time koliko su njegove informacije pridonijele kvaliteti odluka.

Kako kontroling surađuje s prodajom, nabavom, proizvodnjom i financijama

Kontroling ne djeluje izolirano. Da bi izvještaji bili vjerodostojni, kontroler usko surađuje s prodajom (marže, kupci, asortiman), nabavom (troškovi, dobavljači, zalihe), proizvodnjom (kapaciteti, produktivnost, kvaliteta) i financijama (likvidnost, novčani tok). Ta suradnja često je i sama po sebi vrijedna jer prisiljava sektore da govore istim “jezikom brojki”.

Mnoga poduzeća upravo kroz kontroling prvi put dobiju objedinjenu sliku u kojoj prodaja, nabava, proizvodnja i financije donose međusobno usklađene odluke, umjesto da svaki sektor gleda samo svoj kut.

Interni kontroler ili vanjski konzultant?

Manja poduzeća često nemaju opravdanje za stalno zaposlenog kontrolera, a ipak im kontroling treba. U tom slučaju rješenje može biti vanjski konzultant ili interim kontroling: iskusan stručnjak koji privremeno preuzme funkciju, postavi sustav i osposobi interni tim. Tako poduzeće dobiva znanje i strukturu bez trajnog troška punog radnog mjesta. Srednja i velika poduzeća trebaju zaposlenog kontrolera. Ipak, vanjski konzultant donosi promjene i pomaže internom kontrolerskom timu u kvalitetnijem pozicioniranju i radu.

Koje koristi kontroling donosi poduzeću?

Kada se kontroling dobro postavi, koristi su konkretne i mjerljive. Menadžment donosi kvalitetnije odluke jer se one temelje na točnim i pravovremenim informacijama, a ne na pretpostavkama. Strategija postaje jasnija jer se dugoročni ciljevi prevode u konkretne planove i mjerljive rezultate. Odstupanja se otkrivaju u realnom vremenu, pa je moguće pravodobno reagirati. Troškovi se optimiziraju jer se jasno vidi struktura troškova po nositeljima i sektorima. Naposljetku, raste i transparentnost poslovanja: rezultati se prikazuju jasno, što olakšava odlučivanje na svim razinama.

Ono što povezuje sve te koristi jest osjećaj kontrole nad poslovanjem. Umjesto reagiranja na iznenađenja, uprava počinje aktivno upravljati budućim rastom, profitabilnošću i dugoročnim povećanjem vrijednosti poduzeća.

Treba li vašem poduzeću kontroling?

Svako poduzeće treba kontrolerski sustav. Postoje jasni znakovi da je vrijeme za njega: poslovanje raste brže nego što ga uspijevate pratiti, izvještaji kasne ili nisu međusobno povezani, ne znate pouzdano koji su vam proizvodi i kupci profitabilni, odluke se donose “po osjećaju”, a rezultat na kraju godine zna iznenaditi. Ako prepoznajete nekoliko ovih situacija, kontroling vam vjerojatno može donijeti brz i opipljiv pomak.

Dobra vijest jest da se sustav uvodi postupno i prilagođava veličini poduzeća: od osnovnih kontrolerskih alata do uvođenja sustava planiranja i izvještavanja.

Kako Altius pomaže poduzećima uvesti kontroling?

Ako ste prepoznali da vašem poduzeću kontroling može pomoći, sljedeći korak je uvođenje koje neće ostati na razini lijepe ideje. U Altiusu kontroling uvodimo kroz dokazanu AORI metodologiju: četiri koraka koji vode od trenutne slike do živog sustava upravljanja.

Najprije dolazi Analiza: detaljno analiziramo vaše poslovanje kroz nekoliko godina, konkurenciju i okruženje, organizacijsku strukturu, procese po sektorima i informacijski sustav. Slijedi Organizacija, u kojoj usklađujemo organizacijsku strukturu sa stvarnim poslovanjem i definiramo nositelje troškova i profitabilnosti, temelj budućeg izvještavanja. Korak Računovodstvo osigurava kvalitetno postavljeno troškovno i upravljačko računovodstvo te razumijevanje ponašanja svakog troška. Naposljetku, Izvještavanje isporučuje pregledne izvještaje s KPI-jevima po sektorima, uz primjenu BSC modela i potporu BI alata poput Qlik Sensea.

Cijeli proces vodi iskusni tim na čelu s dr. sc. Andrejom Švigir, a po završetku projekta dobivate Elaborat o kontrolingu: dokument koji jasno opisuje što je implementirano, na koji način i s kojim specifičnostima, tako da znanje ostaje u poduzeću. S 18 godina iskustva i preko 30 realiziranih kontroling projekata u proizvodnji, trgovini i uslugama, pomažemo vam da kontroling pretvorite u alat svakodnevnog upravljanja.

Želite saznati kako bi kontroling izgledao u vašem poduzeću? Javite se putem kontakt forme: zajedno ćemo definirati model koji vašem menadžmentu daje jasne smjernice za rast.