Kontroling i računovodstvo, u čemu je stvarna razlika?

Imate uredno računovodstvo, izvještaji stižu na vrijeme, porezi su plaćeni, pa ipak, kad vas netko pita zašto je marža pala baš u ovom kvartalu ili koji proizvod zapravo zarađuje, odgovor nije pri ruci. To je trenutak u kojem većina vlasnika i financijskih menadžera prvi put osjeti razliku između kontrolinga i računovodstva, iako je do tada mislila da im jedno pokriva drugo. Računovodstvo i kontroling nisu isto, a između njih stoji i treća funkcija (financije) koja unosi dodatnu zabunu. U ovom tekstu razdvojit ćemo te tri uloge, pokazati tko što radi i objasniti zašto vam za stvarnu kontrolu nad poslovanjem trebaju sve tri.

Zašto se kontroling i računovodstvo stalno miješaju?

Najčešća zabluda u poduzećima glasi: „Imamo računovođu, dakle imamo kontrolu.” Zvuči logično, jer obje funkcije rade s istim brojkama: prihodima, troškovima, fakturama, saldima. Kad netko svakodnevno barata financijskim podacima, prirodno je pretpostaviti da iz tih podataka izvlači i sve odgovore koji su menadžmentu potrebni.

Problem je što računovodstvo i kontroling te iste podatke koriste za potpuno različite svrhe. Računovodstvo brojke bilježi i slaže po zakonskim pravilima; kontroling te iste brojke razlaže, uspoređuje i pita „zašto” i „što dalje”. Dva stručnjaka mogu gledati identičan iznos troška i izvući iz njega dvije sasvim različite priče: jednu za poreznu upravu, drugu za upravu poduzeća.

Zabunu dodatno produbljuje to što u manjim poduzećima istu osobu (knjigovođu ili voditelja računovodstva) neformalno pitaju i kontrolerska pitanja. Ona daje najbolji odgovor koji može, ali iz alata koji za to nije namijenjen. Tome pridonosi i jedna manje poznata činjenica: procjenjuje se da tek oko 40% informacija potrebnih za upravljanje dolazi iz računovodstva, dok ostatak potječe iz tržišta, konkurencije i okruženja poduzeća, ali i drugih informacijskih sustava unutar poduzeća. Drugim riječima, ni savršeno računovodstvo po definiciji ne može pokriti sve što menadžmentu treba za odluku.

Zato je prvi korak prema stvarnoj kontroli razumjeti da se ne radi o jednoj funkciji s dva imena, nego o dvije različite uloge koje se nadopunjuju.

Što radi računovodstvo, a što kontroling?

Najkraće rečeno: računovodstvo bilježi prošlost po pravilima, a kontroling tu prošlost koristi za odluke o budućnosti. Računovodstvo odgovara na pitanje „što se dogodilo i koliko”, a kontroling na pitanje „zašto se to dogodilo i što ćemo poduzeti”. Obje su funkcije nužne, ali rješavaju različite probleme menadžmenta.

Vrijedi razjasniti i terminologiju, jer je dio zabune čisto jezične prirode. Kontroling je njemački pojam za ono što se u anglosaksonskoj literaturi naziva management accounting, a u našoj stručnoj praksi upravljačko ili menadžersko računovodstvo. To su, dakle, različiti nazivi za istu logiku: nadogradnju nad klasičnim (financijskim) računovodstvom usmjerenu na upravljanje. Zato kad u literaturi naiđete na „upravljačko računovodstvo”, riječ je upravo o kontrolingu, za razliku od financijskog računovodstva, koje ostaje okrenuto evidenciji i zakonskoj usklađenosti.

Fokus računovodstva: zakonska obveza i prošlost

Računovodstvo je prije svega usmjereno prema vani, prema poreznoj upravi, reviziji, institucijama, vlasnicima i drugim vanjskim korisnicima. Njegov je posao da svaku poslovnu promjenu evidentira točno, potpuno i u skladu s računovodstvenim standardima i poreznim propisima. Rezultat su financijski izvještaji koji vjerno prikazuju ono što se već dogodilo.

To računovodstvo čini izrazito pouzdanim, ali i retrospektivnim. Izvještaji nastaju nakon zatvaranja razdoblja, prema unaprijed propisanoj formi koju ne određujete vi, nego zakon. Za potrebe usklađenosti to je idealno; za brzo donošenje poslovnih odluka usred mjeseca, ograničeno.

Fokus kontrolinga: odluke i budućnost

Kontroling je usmjeren prema unutra, prema upravi i voditeljima odjela koji svaki dan donose odluke. Njegov zadatak nije zadovoljiti propis, nego menadžmentu dati pravu informaciju u pravo vrijeme: gdje gubimo maržu, koji centar odgovornosti odstupa od plana, isplati li se određeni proizvod ili kupac.

Zato kontroling nije vezan zakonskom formom. Izvještaji se kroje prema potrebama poduzeća, prate se ciljevi i ključni pokazatelji uspješnosti (KPI), a analize se rade onoliko često koliko odluke to traže: ne jednom kvartalno, nego onda kada je potrebno reagirati.

Kontroling, računovodstvo i financije: tko što radi?

Da bi slika bila potpuna, u nju treba uvesti i treću funkciju koja se najčešće zaboravlja ili stapa s prethodne dvije: financije. Tek kada razdvojite sve tri, vidite zašto nijedna sama ne daje punu kontrolu nad poslovanjem.

Računovodstvo govori što se dogodilo

Računovodstvo je sustav evidencije. Ono točno i uredno bilježi svaku transakciju i na kraju razdoblja daje sliku ostvarenoga: prihode, rashode, rezultat, stanje imovine, kapitala i obveza. To je čvrst temelj, jer bez urednih i točnih podataka nijedna daljnja analiza nema vrijednost. Ali računovodstvo vam govori što se dogodilo, ne i zašto.

Kontroling objašnjava zašto i što učiniti dalje

Kontroling uzima te računovodstvene podatke i pretvara ih u informacije za upravljanje. On uspoređuje plan i ostvarenje, analizira odstupanja, otkriva uzroke i predlaže korektivne mjere. Tu se podatak pretvara u odluku: trošak prestaje biti samo broj u glavnoj knjizi i postaje pokazatelj učinkovitosti nekog odjela, proizvoda ili procesa.

Financije upravljaju likvidnošću i kapitalom

Financije se bave novcem u kretanju: likvidnošću, izvorima financiranja, upravljanjem kapitalom, odnosima s bankama i ulagačima. Pitanje financija nije „koliko smo zaradili” (računovodstvo) ni „zašto i što dalje” (kontroling), nego „imamo li dovoljno novca da podmirimo obveze i financiramo rast”. Sve tri funkcije rade s istim poslovanjem, ali iz tri različita kuta, i upravo zato se ne mogu zamijeniti jedna drugom.

Koje su ključne razlike u praksi?

Vremenska orijentacija

Računovodstvo gleda unatrag i dokumentira ono što je već zatvoreno. Kontroling gleda unaprijed: koristi prošle podatke da bi predvidio i oblikovao buduće rezultate. Ista brojka tako u računovodstvu znači „evidentirano”, a u kontrolingu „signal za akciju”.

Korisnik informacija

Računovodstveni izvještaji prvenstveno služe vanjskim dionicima i moraju biti usporedivi s propisanim standardima. Kontrolerski izvještaji služe ljudima unutar poduzeća koji odlučuju, i zato su prilagođeni baš njihovim pitanjima, a ne formi koju traži zakon.

Vrsta i učestalost izvještaja

Računovodstvo proizvodi standardizirane, periodične izvještaje. Kontroling kombinira standardne izvještaje, izvještaje o odstupanju i ad hoc analize, onoliko često koliko poslovanje to zahtijeva, ponekad i u stvarnom vremenu kroz dashboarde.

Konkretan primjer: isti podatak u računovodstvu i kontrolingu

Zamislite trošak energije od 100.000 eura u jednom kvartalu. U računovodstvu je to jedna stavka: ispravno proknjižen rashod, raspoređen na odgovarajući konto, spreman za financijske izvještaje i poreznu prijavu. Posao je obavljen, podatak je točan i potpun.

U kontrolingu isti taj iznos postaje početak analize. Kontroler ga razlaže po mjestima troška i nositeljima troška: koliko otpada na koji pogon, koliko po jedinici proizvoda, kako odstupa od plana i od prošle godine te kako utječe na profitabilnost pojedinog proizvoda. Odjednom se vidi da jedan pogon troši nesrazmjerno više i da je tu skriven prostor za uštedu, informacija koju iz jedne računovodstvene stavke nikada ne biste pročitali.

To je suština razlike. Jedan od klijenata Altiusa opisao je taj prelaz vrlo precizno: trošak „više nije samo podatak u računovodstvu, već alat za unaprjeđenje poslovanja”. Računovodstvo je dalo točan broj; kontroling je iz njega izvukao odluku.

Mogu li kontroling i računovodstvo funkcionirati zajedno?

Mogu, i, štoviše, jedno bez drugoga ne funkcionira dobro. Kontroling nije zamjena za računovodstvo, nego nadogradnja koja računovodstvene podatke pretvara u upravljačke informacije. Što je računovodstvo urednije, to je i kontroling precizniji.

Kako kontroling koristi računovodstvene podatke

Kontroling ne stvara podatke iz ničega, on polazi od onoga što je računovodstvo već zabilježilo. Glavna knjiga, analitika kupaca i dobavljača, evidencija troškova: sve to ulazi u kontroling kao sirovina. Kontroler tu sirovinu zatim restrukturira po logici upravljanja (po profitnim centrima, mjestima troška i KPI-jevima) umjesto po logici poreznih propisa.

Zašto analitika troškova povezuje obje funkcije

Najjasnija točka spajanja jest analitika troškova. U trenutku kad uvedete mjesta troška, nositelje troška i centre odgovornosti, isti podatak istovremeno služi i računovodstvu (za točnu evidenciju) i kontrolingu (za praćenje učinkovitosti i profitabilnosti svakog dijela poslovanja). Tek tada možete vidjeti koji proizvod, kupac ili odjel zaista donosi zaradu, a koji je tiho odvlači. Zato uvođenje kontrolinga gotovo uvijek znači i uređivanje računovodstvene analitike: dvije funkcije počinju govoriti istim jezikom, a poduzeće dobiva jedan izvor istine umjesto niza nepovezanih Excelica i ad hoc izvještaja koji se svaki put iznova rade ručno.

Treba li vam kontroling ako već imate dobro računovodstvo?

Dobro računovodstvo je preduvjet, ali nije dovoljno. Ono jamči da su brojke točne i da je poduzeće usklađeno sa zakonom, no točan podatak sam po sebi ne donosi odluku. Ako svaki put kad trebate odgovor o profitabilnosti, odstupanju ili produktivnosti morate raditi ručne izračune u Excelu i miriti različite verzije izvještaja, to je jasan znak da vam nedostaje kontroling.

Potreba za kontrolingom najčešće raste s poduzećem. Dok ste mali, vlasnik sve drži u glavi. Kako rastete, broj odluka i podataka raste brže od sposobnosti da ih intuitivno pratite, i upravo tada poduzeća osjete da im „stabilno poslovanje” skriva probleme koje ne vide na vrijeme. Kontroling te skrivene probleme čini vidljivima prije nego što postanu skupi.

Kako Altius povezuje računovodstvene podatke u kontroling sustav?

Upravo na toj točki, gdje točni računovodstveni podaci postoje, ali ne pretvaraju se u odluke, Altius ulazi u priču. Već 18 godina pomaže poduzećima da uspostave kontroling kroz strukturiranu AORI metodologiju, pretvarajući postojeće podatke u aktivan sustav upravljanja, a ne još jedan izvještaj koji nitko ne čita.

U praksi to znači uređivanje analitike troškova, definiranje mjesta troška, nositelja troška i centara odgovornosti, postavljanje pravih KPI-jeva te povezivanje svega u pregledne, interaktivne dashboarde kroz BI alat Qlik Sense. Umjesto nepovezanih „zadnjih, konačnih” verzija u Excelu, uprava i voditelji odjela dobivaju jedan pouzdan izvor informacija, i mogu u nekoliko klikova vidjeti u kojem smjeru ide poslovanje.

Niste sigurni pokriva li vaše računovodstvo i ono što vam uprava zapravo treba? Javite nam se preko kontakt forme, zajedno ćemo definirati model kontrolinga koji vaše podatke pretvara u jasne odluke.