Kako odabrati kontroling konzultanta?

Odluka o uvođenju ili razvoju kontrolinga rijetko propada zbog same metodologije, puno češće propada zbog pogrešno odabranog partnera. Birate nekoga tko će mjesecima biti u vašim brojkama, razgovarati s vašim menadžerima i postavljati temelje na kojima ćete donositi odluke godinama unaprijed. Ako se pitate kako prepoznati pravog kontroling konzultanta prije nego što potpišete ugovor, na pravom ste mjestu. U nastavku donosimo sedam pitanja koja vam pomažu da odvojite iskusnog savjetnika od onoga koji prodaje prezentaciju, plus dileme i crvene zastavice koje vidimo iz prakse.

Zašto je izbor konzultanta presudan za uspjeh projekta?

Uvođenje kontrolinga nije kupnja softvera niti jednokratna isporuka izvještaja: to je promjena načina na koji poduzeće upravlja samim sobom. Zbog toga kvaliteta partnera određuje hoće li projekt zaživjeti ili završiti u ladici.

Loš izbor obično se ne vidi odmah. Prvih nekoliko tjedana sve izgleda uredno: održane su radionice, postavljeni su predlošci, isporučen je prvi izvještaj. Problemi izlaze na vidjelo tek kasnije: kad menadžeri ne razumiju brojke, kad izvještaj nitko ne koristi za odluke ili kad konzultant ode, a s njim i sve znanje o tome kako sustav zapravo radi.

Dobar konzultant, s druge strane, ostavlja iza sebe sustav koji vaš tim razumije i može samostalno održavati. Dobro postavljen kontroling donosi mjerljivu korist: veću transparentnost poslovanja, bolje upravljanje troškovima i jasniji uvid u profitabilnost po segmentima. Razlika između dobrog i lošeg izbora mjeri se u godinama: prvi vas vraća na početak, drugi vam daje alat za upravljanje rastom. Zato pristupu odabiru treba dati istu ozbiljnost kao i samom projektu.

Kontroling konzultant, interni kontroler ili edukacija tima: što odabrati?

Prije nego što uopće tražite vanjskog partnera, vrijedi razjasniti temeljnu dilemu s kojom se susreće gotovo svako poduzeće: tko će voditi kontroling? U praksi postoje tri puta, a svaki ima svoje mjesto.

Razviti vlastitog kontrolera

Razvoj kontrolera iz redova postojećih zaposlenika ima nemjerljivu prednost: ta osoba već poznaje vaše poslovanje, ljude i specifičnosti industrije. Najčešće je to netko iz financija, računovodstva ili analitike tko pokazuje sklonost prema brojkama i razumijevanju cjeline.

Mana je vrijeme. Da bi netko od dobrog analitičara postao kontroler koji menadžmentu daje smjer, potrebne su godine učenja i, gotovo uvijek, strukturirana edukacija. Ako poduzeće ima vremena i strpljenja, ovo je najodrživija dugoročna opcija. Ako rezultat treba sutra, sama interna obuka neće biti dovoljna.

Zaposliti iskusnog kontrolera

Zapošljavanje gotovog, iskusnog kontrolera donosi znanje odmah. Problem je dvostruk: takvi su ljudi rijetki i skupi na tržištu rada, a čak i kad ga nađete, novom kontroleru treba vremena da upozna vaše poslovanje, sustave i kulturu.

Dodatni rizik leži u tome što jedan čovjek, koliko god dobar, teško istovremeno postavlja sustav od nule i svakodnevno ga vodi. Postavljanje kontrolinga i njegovo održavanje dvije su različite uloge, a od jednog novog zaposlenika često tražimo obje.

Unajmiti vanjskog konzultanta (rent-a-controller)

Treća opcija, koju u praksi sve češće biramo upravo zato što rješava nedostatke prve dvije, jest angažman vanjskog konzultanta, model koji se često naziva i rent-a-controller. Vanjski partner donosi iskustvo s desetaka sličnih projekata, postavlja sustav brzo i, ono najvažnije, prenosi znanje na vaš tim umjesto da ga zadrži za sebe.

Ova je opcija posebno logična u prijelaznim fazama: kad poduzeće raste, kad nema dovoljno internih resursa ili kad treba premostiti razdoblje do zapošljavanja ili razvoja vlastitog kontrolera. Upravo tu se model preklapa s interim kontrolingom: vanjski stručnjak privremeno preuzima funkciju, dovodi je u red i predaje je spremnu.

Što razlikuje dobrog kontroling konzultanta od lošeg?

Kada se jednom odlučite za vanjskog partnera, ostaje pitanje kako među ponudama prepoznati onu pravu. Razlika rijetko leži u prezentaciji: leži u dvije stvari koje se na sastanku lako previde.

Iskustvo iz prakse vs teorijsko znanje

Kontroling se ne uči samo iz knjiga. Konzultant koji je teoriju savladao, ali nikad nije sjedio s proizvodnim menadžerom koji ne vjeruje brojkama ili s vlasnikom koji prvi put vidi maržu po segmentu, naići će na zid čim projekt iziđe iz okvira udžbenika.

Iskustvo iz prakse znači da je partner već vidio što sve može poći po zlu (otpor zaposlenika, nepouzdane ulazne podatke, sustave koji ne komuniciraju) i da ima isproban način kako to riješiti. Pitajte zato manje o tome što konzultant zna, a više o tome što je već prošao.

Reference i konkretni projekti

Drugi pouzdan filtar su reference. Ozbiljan partner bez problema će vam navesti poduzeća iz vaše ili srodne djelatnosti za koja je radio, opisati što je konkretno isporučio i (uz dopuštenje klijenta) povezati vas s nekim tko će o suradnji govoriti iz prve ruke.

Općenite tvrdnje poput „radili smo sa velikim sustavima” bez konkretnih imena i rezultata trebaju vas zabrinuti. Konkretni projekt znači jasno definiran opseg, mjerljiv ishod i klijent koji bi suradnju ponovio.

7 pitanja koja morate postaviti prije angažmana

Sljedeća pitanja možete iskoristiti doslovno na prvom sastanku. Ne postoje „točni” odgovori koje konzultant mora izgovoriti napamet: ono što tražite jest konkretnost, iskustvo i spremnost da partner govori o vašem slučaju, a ne o sebi.

Pitanje 1: koliko sličnih projekata ste vodili?

Tražite iskustvo u vašoj djelatnosti i veličini poduzeća, ne samo ukupan broj projekata. Kontroling u proizvodnji, trgovini i uslugama bitno se razlikuje, pa partner koji je vodio deset projekata u vašoj industriji vrijedi više od onoga sa stotinu projekata u potpuno drugim sektorima. Konkretni primjeri sličnih poduzeća najbolji su pokazatelj da partner razumije vaše specifičnosti.

Pitanje 2: kako izgleda vaš pristup korak po korak?

Dobar konzultant ima jasnu, ponovljivu metodologiju koju vam može objasniti unaprijed: od analize postojećeg stanja, preko dizajna sustava, do uvođenja i predaje. Ako odgovor zvuči improvizirano ili se svodi na „vidjet ćemo u hodu”, to je znak da ćete projekt zapravo voditi vi. Strukturiran pristup znači da partner zna kamo ide i kada možete očekivati koji rezultat.

Pitanje 3: tko ostaje vlasnik znanja nakon projekta?

Ovo je možda najvažnije pitanje na cijeloj listi. Cilj projekta nije da zauvijek ovisite o konzultantu, nego da vaš tim na kraju samostalno upravlja kontrolingom. Pitajte izričito kako se znanje prenosi, tko se educira i u kakvom obliku ostaje dokumentacija. Partner koji namjerno zadržava ključno znanje za sebe gradi vašu ovisnost, a ne vašu sposobnost.

Pitanje 4: koje alate i BI rješenja koristite?

Kontroling danas stoji na podacima, a podaci žive u alatima. Pitajte koje sustave poslovne inteligencije partner koristi i kako će povezati podatke iz vaših postojećih izvora u pregledne, upotrebljive izvještaje. Rješenja poput Qlik Sensea omogućuju da se podaci iz različitih sustava spoje u interaktivno menadžersko izvještavanje na kojem se odluke donose temeljeno na podacima, a ne na osjećaju, umjesto statičnih tablica koje nitko ne otvara.

Pitanje 5: kako mjerite uspjeh projekta?

Ako partner ne može opisati kako će se mjeriti uspjeh, teško da zna kamo vodi projekt. Tražite konkretne kriterije: koje izvještaje ćete dobiti, koji ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) će se pratiti, hoće li sustav obuhvatiti planiranje i forecast te praćenje odstupanja od plana, u kojim rokovima i kako ćete znati da sustav doista koristi menadžmentu. Mjerljiv cilj postavljen na početku ujedno vas štiti od „projekta bez kraja”.

Pitanje 6: koliko je naš tim uključen?

Kontroling koji se uvodi „mimo” vašeg tima gotovo uvijek umre nakon odlaska konzultanta. Dobar partner od početka uključuje vaše ljude, ne kao promatrače, nego kao sudionike koji uče dok se sustav gradi. Pitajte koliko vremena će vaš tim trebati uložiti i u kojim fazama. Realan odgovor je znak ozbiljnosti; obećanje da „nećete morati ništa raditi” je crvena zastavica.

Pitanje 7: što se događa nakon uvođenja?

Projekt ne završava isporukom prvog izvještaja. Pitajte kakva je podrška nakon uvođenja, je li predviđeno razdoblje stabilizacije i može li partner pomoći kad se za pola godine pojave nova pitanja. Partner koji nestaje istog trena kad potpišete završetak projekta ostavlja vas same u najosjetljivijem trenutku: kad sustav treba zaživjeti u svakodnevnoj praksi.

Što treba sadržavati dobra ponuda kontroling konzultanta

Nakon razgovora dolazi ponuda, i ona vam govori gotovo jednako koliko i sam sastanak. Dobra ponuda jasno definira opseg posla: što je uključeno, što nije i gdje su granice projekta. Time se štitite od naknadnih nesporazuma i „skrivenih” troškova.

Uz opseg, ozbiljna ponuda sadrži i faze projekta s okvirnim rokovima, popis konkretnih isporuka/ishoda (koji izvještaji, koje radionice, kakva dokumentacija), jasno definiranu ulogu vašeg tima te način na koji se mjeri uspjeh.

Ako ponuda izgleda kao kopirani predložak u koji je ubačeno ime vašeg poduzeća, vjerojatno ćete i sam projekt dobiti kao predložak. Ponuda prilagođena vašem slučaju znak je da je partner zaista slušao.

Crvene zastavice na koje treba paziti

Neke znakove vrijedi prepoznati prije nego što potpišete. Prva crvena zastavica je nejasan ili promjenjiv opseg: ako partner izbjegava precizirati što točno isporučuje, projekt će se kasnije rastezati na vaš trošak.

Druga je obećanje nerealnih rezultata u nerealnim rokovima. Uvođenje kontrolinga zahtijeva vrijeme jer mijenja navike ljudi, a ne samo tablice; tko vam obećava gotov sustav „za dva tjedna”, ili ne razumije posao ili vam ne govori istinu. Treća zastavica je već spomenuto zadržavanje znanja: partner koji se predstavlja kao nezamjenjiv gradi vašu ovisnost. Četvrta je nedostatak provjerljivih referenci, a peta otpor prema uključivanju vašeg tima u proces.

Ako naiđete na više ovih znakova istovremeno, vrijedi zastati. Trajanje i cijena projekta ovise upravo o jasnoći opsega i metodologije na početku, pa što su odgovori mutniji, to je rizik veći.

Zašto poduzeća biraju Altius: 18 godina iskustva i više od 30 projekata

Sva navedena pitanja postavljamo i sami sebi pri svakom novom projektu, jer upravo na njima gradimo način na koji radimo. Altius od 2007. godine pomaže poduzećima da uvedu i razviju kontroling, a iza nas je više od 30 realiziranih projekata u području kontrolinga, poslovne analitike i ljudskih resursa, u proizvodnji, trgovini i uslugama.

Naš pristup oblikovan je kroz metodologiju koja kontroling ne ostavlja na razini izvještaja, nego ga pretvara u aktivan sustav upravljanja. Podatke iz različitih izvora povezujemo kroz BI rješenja (Qlik Sense) u pregledne, interaktivne izvještaje na kojima menadžment doista donosi odluke. Jednako nam je važno da znanje ostane kod vas: vaš tim educiramo dok sustav nastaje, tako da ga nakon projekta možete samostalno voditi.

Ako tek razmišljate o uvođenju kontrolinga i želite cjelovitu sliku procesa, pročitajte naš temeljni vodič, a ako želite vidjeti kako konkretno izgleda naša usluga, pogledajte stranicu o uvođenju i razvoju kontrolinga.

Razmišljate o uvođenju ili razvoju kontrolinga? Dogovorite uvodni razgovor s našim timom, bez obaveze. Reći ćemo vam iskreno gdje je vaš kontroling danas i koji su sljedeći koraci. Javite nam se putem kontakt forme i krenimo od vaših ciljeva.