Interim ili stalni kontroler, što odabrati

Imate sve više brojki, a sve manje sigurnosti u to što vam te brojke govore. Izvještaji kasne, profitabilnost je „negdje između“, a odluke se sve češće donose na osjećaj. U tom trenutku gotovo svaki direktor dođe do iste raskrsnice: trebamo li nekoga zaposliti za stalno ili je pametnije angažirati interim kontrolera dok ne posložimo stvari?

Odgovor nije univerzalan. Ovisi o tome koliko stvarno imate kontrolerskog posla, u kojoj je fazi vaše poduzeće i koliko vam brzo treba rezultat. U nastavku ćete dobiti jasnu usporedbu oba modela i konkretnu checklistu po kojoj ćete sami procijeniti što vam se više isplati.

Zašto je odluka povodom interim ili stalni kontroler važna?

Izbor između interim i stalnog kontrolera nije samo pitanje troška plaće: to je odluka o tome kako će vaše poduzeće upravljati informacijama u sljedećih nekoliko godina.

Kontroler je osoba koja stoji između sirovih podataka iz računovodstva i odluka koje donosi uprava. Ako tu funkciju postavite pogrešno, posljedice se ne vide odmah, nego za šest mjeseci, kroz izvještaje koji ne stižu na vrijeme, planove koji se ne prate i troškove koji „bježe“ bez da itko reagira. S druge strane, ako zaposlite stalnog kontrolera prije nego što imate dovoljno posla za njega, plaćate punu plaću za funkciju koja je pola radnog vremena prazna.

Zato vrijedi zastati i odluku donijeti svjesno. Dobra vijest je da se ova dilema svodi na nekoliko jasnih pitanja: koliko posla imate i koliku vam vrijednost donosi interni kontroler. Kad na njih odgovorite, izbor postaje puno jednostavniji.

Što radi interim, a što stalni kontroler?

Prije usporedbe vrijedi razjasniti jednu stvar: interim i stalni kontroler rade u biti isti posao. Oba pokrivaju menadžersko izvještavanje, planiranje i budžetiranje, analizu profitabilnosti, zatvaranje mjeseca i godine te usklađenost izvještaja s računovodstvenim i regulatornim zahtjevima. Razlika nije u zadacima, nego u modelu angažmana, trajanju i tome što svaki od njih donosi vašem timu.

Stalni kontroler, kontinuitet i interno znanje

Stalni kontroler je zaposlenik koji svakodnevno živi vaše poslovanje i s vremenom postaje čuvar internog znanja.

Njegova najveća vrijednost je kontinuitet. Iz mjeseca u mjesec prati iste pokazatelje, poznaje sezonalnost vaše djelatnosti, zna zašto je prošli ožujak bio slab i kojem voditelju rezultati nisu u skladu s planiranim vrijednostima. To znanje ostaje u kući i akumulira se godinama. Stalni kontroler je prisutan na svakom sastanku uprave, brzo dohvatljiv kad nešto „gori“ i postupno gradi povjerenje s ostatkom tima.

Cijena tog kontinuiteta je vrijeme i fiksni trošak. Dobrog kontrolera teško je i sporo naći, regrutacija traje mjesecima, a kad ga zaposlite, plaćate punu plaću, doprinose i sve dodatne troškove neovisno o tome ima li tog mjeseca posla za 40 sati tjedno ili za 15.

Interim kontroler: brzina, iskustvo i fleksibilnost

Interim kontroler je iskusni vanjski stručnjak koji preuzima kontrolersku funkciju na određeno vrijeme i na mjesečnoj razini.

Njegove tri ključne prednosti su brzina, iskustvo i fleksibilnost. Brzina jer se uključuje u kratkom roku, bez dugotrajnog procesa zapošljavanja: dok biste tek raspisivali natječaj, interim već radi. Iskustvo jer dolazi iz desetaka projekata u različitim industrijama, pa probleme prepoznaje brže i rješenja donosi gotova, a ne izmišlja ih u hodu. Fleksibilnost jer angažman traje točno onoliko koliko vam treba (od nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci) i plaćate samo stvaran angažman, bez dugoročnih obveza.

Uz to, interim kontroler donosi nešto što interni zaposlenik teško može: objektivnost. Kao vanjski stručnjak nema „povijest“ s ljudima u firmi i ne ulazi u interne dinamike, pa probleme procjenjuje po brojkama, a ne po odnosima. Taj nepristran pogled često otkrije neefikasnosti i „curenja“ troškova koje tim iznutra više ne primjećuje jer je na njih navikao. Upravo ta svježa perspektiva razlog je zašto mnoga poduzeća privremenog stručnjaka angažiraju i kad imaju internog kontrolera, za drugo mišljenje pri važnijim odlukama.

Ako vam pak treba trajna, ali nepuna kontrolerska podrška iz mjeseca u mjesec, postoji i srodni fractional model koji se razlikuje od interima po tome što nije vezan uz prijelazno razdoblje; razliku objašnjavamo u zasebnom tekstu.

Kada poduzeće treba interim kontrolera?

Postoji nekoliko tipičnih situacija u kojima je interim kontroling logičniji izbor od stalnog zaposlenja:

• Nemate dovoljno posla za puno radno vrijeme: kontrolerskih zadataka ima, ali ne za 40 sati tjedno.
• Trebate stručnjaka odmah: nemate vremena čekati mjesece regrutacije.
• Uvodite sustav ili prolazite kroz promjenu: treba vam iskustvo za jednokratni, ali zahtjevan zadatak.
• Otišao vam je interni kontroler: nastala je rupa koju netko mora pokriti odmah.
• Pred vama je revizija ili sezona zatvaranja godine: trebate pojačanje koje odmah drži izvještavanje točnim i na vrijeme.
• Pripremate poduzeće za investiciju ili prodaju: brojke trebaju biti uredne i transparentne u kratkom roku.

Sljedeća tri scenarija su najčešća, pa ih vrijedi razložiti.

Nemate dovoljno posla za puno radno vrijeme

Ako kontrolerskih zadataka ima, ali ne za cijeli radni tjedan, interim je gotovo uvijek isplativiji izbor.

Mnoga poduzeća zapnu upravo ovdje. Trebaju mjesečne menadžerske izvještaje, praćenje odstupanja plana i realizacije te povremenu analizu profitabilnosti, ali sve to može stati u nekoliko dana mjesečno. Zaposliti nekoga za stalno značilo bi platiti punu plaću za funkciju koja je pola vremena neiskorištena. Interim kontroler tu radi točno onoliko koliko treba: dođe, napravi izvještaje, prođe brojke s upravom i naplati stvarni angažman.

Trebate stručnjaka odmah, bez duge regrutacije

Kad vam kontroler treba „za jučer“, brzina interima postaje presudna prednost.

Kvalitetan kontroler je deficitaran kadar, a ozbiljna regrutacija (od natječaja, preko intervjua, do otkaznog roka na prethodnom poslu) lako traje tri do šest mjeseci. U tom razdoblju vaše odluke i dalje moraju biti pokrivene brojkama. Interim kontroler dostupan je u kratkom roku i preuzima funkciju odmah, pa premošćuje upravo to razdoblje u kojem si ne možete priuštiti prazan hod. Ako vam je interni kontroler dao otkaz, interim može pokriti tu rupu već dok tražite trajnu zamjenu.

Uvodite sustav ili prolazite kroz promjenu

Za jednokratne, ali zahtjevne projekte iskustvo interima vrijedi više od stalne prisutnosti.

Uvođenje kontrolinga od nule, implementacija ERP-a ili BI alata, postavljanje sustava izvještavanja, reorganizacija nakon naglog rasta: to su zadaci koje radite jednom i koje je teško dobro odraditi bez prethodnog iskustva. Interim kontroler koji je takav projekt vodio već desetke puta proći će kroz njega brže i sa znatno manje skupih pogrešaka nego netko tko to radi prvi put. Kad je sustav postavljen i stabilan, njegovo svakodnevno održavanje može preuzeti i interni kontroler. Ovo je ujedno prirodna spona s uvođenjem i razvojem kontrolinga, gdje interim često služi kao „motor“ projekta.

Kada se isplati zaposliti stalnog kontrolera?

Stalni kontroler se isplati onog trenutka kad kontrolerskog posla ima dovoljno za puno radno vrijeme, i kad taj posao traje neograničeno.

Ako svaki tjedan generirate dovoljno analiza, izvještaja i planiranja da popunite cijeli radni tjedan, fiksni trošak plaće postaje opravdan. Stalno zaposlenje ima smisla i kada je kontroling toliko duboko utkan u svakodnevne odluke da vam treba netko stalno prisutan: na svakom sastanku, dostupan u svakom trenutku, s detaljnim poznavanjem svake brojke u kući. To posebno vrijedi za veća poduzeća i one djelatnosti u kojima se odluke donose dnevno i ovise o trenutnim podacima.

Drugim riječima: što je veći i stalniji opseg posla, to više preteže stalno zaposlenje. Što je posao povremeniji, specijaliziraniji ili vremenski ograničen, to više preteže interim. O tome kako kontrolerska funkcija raste zajedno s poduzećem pišemo i u tekstu o kontrolingu u fazi rasta.

Može li interim prerasti u stalno zaposlenje?

Da, i to je jedan od najvećih, a najmanje spominjanih aduta interim modela.

Interim angažman u praksi često funkcionira kao „test prije braka“. Umjesto da zaposlite nekoga na temelju životopisa i dva intervjua, kroz interim suradnju vidite kako stručnjak stvarno radi, kako komunicira s vašim timom i kakve rezultate donosi, prije nego što ikoga vežete ugovorom na neodređeno. Ako se model pokaže održivim, postupno možete povećavati opseg posla dok ne dođete do potrebe za stalnim zaposlenjem. U međunarodnoj praksi taj se pristup zove contract-to-hire: počnete kao interim, a prerastete u trajno rješenje kad za to sazriju i posao i odnos.

To znači da odluka „interim ili stalni“ nije nužno konačna. Posve je legitimno krenuti s privremenim modelom dok ne posložite stvari i procijenite stvaran obujam posla, pa tek onda odlučiti hoćete li zaposliti, eventualno i samog interim kontrolera koji vas je dotad vodio.

Da budemo pošteni: interim ima i svoja ograničenja: višu satnicu, kraću prisutnost i rizik da znanje ode s njim ako prijenos na tim nije ugrađen u suradnju.

Kako donijeti pravu odluku?

Da skratimo cijelu raspravu na nešto upotrebljivo: prođite kroz ovih nekoliko pitanja. Što više puta odgovorite potvrdno na pitanja iz prve skupine, to vam interim model više odgovara; što više potvrda imate u drugoj skupini, to više preteže stalno zaposlenje.

Interim kontroler vam je vjerojatno bolji izbor ako:

• kontrolerskog posla imate za nekoliko dana mjesečno, a ne za puni tjedan;
• stručnjak vam treba odmah i ne možete čekati mjesece regrutacije;
• pred vama je konkretan projekt s rokom (uvođenje sustava, ERP/BI, priprema za investitora);
• otišao vam je interni kontroler pa morate pokriti rupu;
• potrebe vam variraju kroz godinu pa želite fleksibilno skalirati angažman gore ili dolje;
• niste sigurni koliki je stvaran obujam posla i želite ga prvo izmjeriti.

Stalni kontroler vam je vjerojatno bolji izbor ako:

• kontrolerskih zadataka ima dovoljno za puno radno vrijeme, svaki tjedan;
• odluke se donose dnevno i ovise o trenutnim podacima;
• treba vam netko stalno prisutan na sastancima uprave;
• vrijednost vam je u dugogodišnjem akumuliranju internog znanja;
• imate vremena i resursa za kvalitetnu, sporu regrutaciju.

Ako ste se prepoznali u objema skupinama, to nije problem, to je čest scenarij koji najčešće znači da je pametno krenuti s interimom, a prema stalnom zaposlenju ići tek kad opseg posla to nedvojbeno opravda.

Kako Altius pomaže odabrati pravi model?

Ako vam je i nakon checkliste odluka i dalje na granici, ne morate je donijeti sami. U Altiusu već 20 godina postavljamo i razvijamo kontroling u poduzećima (kroz više od 3d0 projekata u proizvodnji, trgovini i uslugama) pa dilemu „interim ili stalni“ prepoznajemo iz prakse, a ne iz teorije.

Naš pristup nije prodati vam uslugu pod svaku cijenu, nego s vama procijeniti stvaran obujam kontrolerskog posla i fazu u kojoj je poduzeće. Ako se pokaže da vam treba stalni zaposlenik, to ćemo vam i reći. Ako je interim logičniji, naš iskusni interim kontroler uključuje se u kratkom roku, donosi objektivnu perspektivu i odmah počinje stvarati vrijednost, uz prijenos znanja na vaš tim, tako da svaka suradnja jača vašu kuću, a ne stvara ovisnost o vanjskom stručnjaku.

Konkretno, kroz uslugu interim kontrolinga preuzimamo menadžersko izvještavanje, planiranje i budžetiranje, analizu profitabilnosti i podršku upravi, onoliko koliko vam treba i onoliko dugo koliko treba. Sve to počiva na našoj AORI metodologiji i alatima poput Qlik Sense BI sustava, koji sirove podatke pretvaraju u izvještaje spremne za odluke. Više o samim izvještajima možete pročitati u tekstu o menadžerskom izvještavanju.

Niste sigurni koji model vam se isplati? Dogovorite besplatnu procjenu: kroz kratak razgovor pomažemo vam izračunati stvaran obujam kontrolerskog posla i preporučujemo model koji vam se najviše isplati. Bez obveze.