7 znakova da vašem poduzeću treba kontroling

Većina vlasnika ne odgađa kontroling zato što ne vjeruje u njega: odgađa ga zato što poslovanje, na površini, izgleda dobro. Prihodi rastu, narudžbe stižu, tim radi. A onda jednog dana dobit prestane pratiti rast, banka zatraži podatke koje nemate i shvatite da ste mjesecima donosili odluke naslijepo. Ako se pitate treba li vašem poduzeću kontroling, vjerojatno već osjećate barem jedan znak, samo ga još niste imenovali. U ovom tekstu prolazimo kroz 7 jasnih znakova da je vrijeme za uvođenje, objašnjavamo koliko vas odgađanje stvarno košta i što konkretno učiniti ako se u njima prepoznate.

Zašto poduzeća prekasno shvate da im treba kontroling?

Kontroling se rijetko uvodi onda kada bi bilo najpametnije, uvodi se onda kada postane bolno. Razlog je jednostavan: dok poslovanje raste, problemi su prikriveni rastom. Veći promet pokriva slabu maržu, novi kupci pokrivaju gubitak starih, a kašnjenje informacija ne smeta jer “ionako sve ide dobro”. Tek kada rast uspori ili stane, ispod površine se vidi koliko je odluka donošeno bez stvarne podloge.

Druga zamka je vezivanje kontrolinga uz veličinu, a ne uz složenost. Vlasnici misle da je kontroling “za velike”, pa čekaju da narastu. No problem nije broj zaposlenih, problem je broj odluka koje više ne možete donijeti iz glave. Čim imate više proizvoda, više kupaca, više troškovnih mjesta i više ljudi koji odlučuju, intuicija prestaje biti dovoljna, bez obzira na to koliko vas ima.

‘Dobro nam ide’ vs ‘prekasno je’: dvije tipične zamke

U praksi se javljaju dvije rečenice koje savršeno opisuju problem. Uspješno poduzeće kaže: “Što će nam kontroling, dobro nam ide.” Poduzeće u problemima kaže: “Sad je prekasno.” Obje rečenice dolaze iz istog korijena: odluka o kontrolingu donesena je prema osjećaju trenutka, a ne prema podacima o tome kamo poslovanje zaista ide.

Ono što je opasno jest da prva rečenica vrlo lako prelazi u drugu. Mnoga poduzeća priznaju da su godinama ignorirala probleme upravo zato što je poslovanje bilo stabilno, a onda je rast otvorio izazove koje stari način vođenja više nije mogao podnijeti. Kontroling postavljen dok ide dobro je investicija; kontroling postavljen kad je krenulo loše je gašenje požara. Cilj sljedećih nekoliko minuta je da prepoznate u kojoj ste fazi prije nego što vam to kaže netko izvana.

7 znakova da je vrijeme za kontroling

Ako tražite kratki odgovor, evo sedam znakova koji najjasnije pokazuju da je vašem poduzeću potreban kontroling:

• Odluke se donose po osjećaju, a ne po podacima
• Ne znate koji proizvod ili kupac vam je profitabilan
• Izvještaji kasne ili se rade ručno u Excelu
• Rast prihoda ne prati rast dobiti
• Plan i stvarnost se nikad ne uspoređuju
• Financije razumije samo jedna osoba
• Banka ili investitor traže podatke koje nemate

Dovoljan je jedan znak da se zamislite. Ako prepoznate tri ili više, odgađanje vas već košta. U nastavku objašnjavamo svaki znak: zašto nastaje i što govori o vašem poslovanju.

Znak 1: odluke se donose po osjećaju, a ne po podacima

Najčešći znak je ujedno i najteže primjetan jer izgleda kao iskustvo. Vlasnik ili menadžment “zna” koji posao se isplati, kojeg dobavljača zadržati i kada zaposliti, ali to znanje počiva na pamćenju i dojmu, ne na brojkama. Dok je poduzeće malo, intuicija obično pogađa. Kako raste, ista intuicija počinje griješiti jer više nije u doticaju sa svim detaljima.

Kontroling tu ne ukida iskustvo, on ga potkrepljuje. Suština je u jednom pomaku: odluke se počinju donositi na temelju činjenica, a ne pretpostavki. Umjesto “mislim da nam ovaj kupac dobro ide”, dobivate informaciju koliko taj kupac stvarno donosi nakon svih troškova. Ako primijetite da se ključne odluke u vašem poduzeću brane rečenicom “tako osjećam” umjesto “tako pokazuju podaci”, to je prvi i najvažniji znak.

Znak 2: ne znate koji proizvod ili kupac je profitabilan

Mnoga poduzeća znaju svoj ukupni rezultat, ali ne znaju iz čega se on sastoji. Ukupna dobit može biti pozitivna, a da pritom polovica proizvoda ili kupaca posluje s gubitkom koji pokrivaju oni profitabilni. Bez raščlambe po nositeljima, vi zapravo subvencionirate vlastite gubitaše, a da to ne znate.

Posljedica je da ulažete energiju i kapacitet u poslove koji vas troše, a zanemarujete one koji vas grade. Kada kontroling dodijeli prihode i troškove po nositeljima (proizvodima, kupcima, segmentima i centrima odgovornosti), slika se često potpuno preokrene. Tek tada vidite gdje se vrijednost stvara, a gdje tiho nestaje. Ako na pitanje “koji vam je proizvod najprofitabilniji” nemate brz i pouzdan odgovor, to je drugi znak.

Znak 3: izvještaji kasne ili se rade ručno u Excelu

Excel je odličan alat, ali kada se cijelo izvještavanje oslanja na ručno prepisivanje i lijepljenje podataka, javljaju se tri problema: izvještaji kasne, sadrže pogreške i ovise o jednoj osobi. Dok pripremite izvještaj za prošli mjesec, već ste duboko u sljedećem, a odluke donosite na temelju zastarjele slike.

Pravi kontroling pretvara podatke iz različitih izvora u pregledne, ažurne i pouzdane izvještaje. Kada se dobro postavi uz BI rješenje, informacija koja je prije zahtijevala dane ručnog rada dostupna je u nekoliko klikova. Ako vaš tim mjesečno gubi dane na “slaganje brojki” umjesto na njihovu analizu, to je treći znak.

Znak 4: rast prihoda ne prati rast dobiti

Ovo je znak koji najviše vara jer izgleda kao uspjeh. Promet raste iz godine u godinu, posao se širi, a vlasnik je zadovoljan, sve dok ne pogleda koliko od tog rasta zaista ostane. Kada prihodi rastu brže od dobiti, negdje u poslovanju curi marža: kroz rabate, kroz neoptimalne nabavne uvjete, kroz troškove koji rastu nekontrolirano s opsegom.

Bez kontrolinga taj procjep ostaje nevidljiv jer gledate samo vrh i dno izvještaja, ne i ono između. Kontroling otkriva gdje točno marža nestaje i omogućuje da rastete profitabilno, a ne samo glasno. Uz to, rast ima i svoju skrivenu stranu: likvidnost. Računi i obveze često stignu brže nego što novac od kupaca pristigne, pa poduzeće na papiru raste i posluje s dobitkom, a istovremeno se bori s novčanim tokom. Kontroling tu povezuje profitabilnost s likvidnošću i pokazuje hoće li rast koji planirate vaše poduzeće ojačati ili financijski oslabiti. Ako ste veći nego prije, a na računu se to ne osjeća, to je četvrti znak.

Znak 5: plan i stvarnost se nikad ne uspoređuju

Mnoga poduzeća rade plan jednom godišnje, spreme ga u ladicu i više ga ne pogledaju. Tijekom godine nitko sustavno ne uspoređuje ostvareno s planiranim, pa odstupanja prolaze nezapaženo dok ne postanu prevelika da bi se ispravila. Plan bez praćenja nije upravljanje, to je želja zapisana na papiru.

Smisao kontrolinga je upravo u toj povratnoj petlji: planirate, mjerite ostvareno, analizirate zašto je došlo do odstupanja i pravovremeno reagirate. Tako se strateški ciljevi pretvaraju u mjerljive rezultate, a ne ostaju načelne izjave. Ako u vašem poduzeću nitko redovito ne pita “zašto smo ovaj mjesec odstupili od plana”, to je peti znak.

Znak 6: financije razumije samo jedna osoba

Kada cjelokupno razumijevanje brojki počiva na jednoj osobi (vlasniku, računovodstvu ili jednom direktoru), poduzeće je u skrivenom riziku. Ta osoba postaje usko grlo svake odluke, a ako otiđe na bolovanje, godišnji ili napusti tvrtku, znanje odlazi s njom. Jednako tako, decentralizirano upravljanje postaje nemoguće jer voditelji sektora ne vide brojke za koje su odgovorni.

Dobro postavljen kontroling raspodjeljuje odgovornost: svaki voditelj sektora dobiva jasan uvid u rezultate, troškove i učinkovitost za koje odgovara. Time financije prestaju biti “tajna” jedne osobe i postaju zajednički jezik upravljanja. Ako bi odlazak jednog čovjeka ostavio vaše poduzeće slijepim, to je šesti znak.

Znak 7: banka ili investitor traže podatke koje nemate

Trenutak istine za mnoga poduzeća dođe izvana. Banka traži projekcije novčanog toka, investitor traži profitabilnost po segmentima, kupac traži dokaz stabilnosti, a vi shvatite da te podatke jednostavno nemate ili da ih ne možete dobiti dovoljno brzo i pouzdano. Tada se kontroling iz “nečega što bismo trebali” pretvara u uvjet pristupa kapitalu ili poslu.

Poduzeća koja imaju uspostavljen kontroling u takvim situacijama djeluju ozbiljno i pripremljeno, što izravno utječe na uvjete koje dobivaju. Ona druga improviziraju pod pritiskom i često plaćaju lošijim uvjetima. Ako vas je vanjski zahtjev za podacima ikad zatekao nespremne, to je sedmi znak.

Koliko vas košta odgađanje kontrolinga?

Trošak odgađanja rijetko stigne kao jedan veliki račun, stiže u malim, tihim iznosima koji se zbrajaju. Svaka odluka donesena bez podloge, svaki gubitaš koji se i dalje subvencionira, svaki mjesec u kojem marža curi nezapaženo i svaki kasni izvještaj koji vodi do propuštene prilike, sve to ima cijenu. Problem je što je ta cijena nevidljiva upravo zato što nemate kontroling koji bi je izmjerio.

Postoji i drugi, skuplji trošak: trošak prekasne reakcije. Kada odstupanje konačno postane vidljivo bez ikakvog sustava praćenja, ono je obično već naraslo do razine na kojoj je ispravak bolan: otkaz, rezanje, zaduživanje pod lošim uvjetima. Tu je i ključna razlika u odnosu na računovodstvo: računovodstvo vam vjerno opisuje prošlost, dok je kontroling okrenut budućnosti i djeluje kao sustav ranog upozoravanja. On probleme hvata dok su mali i jeftini za rješavanje, umjesto da ih tek konstatira kad je šteta već nastala. Drugim riječima, ne plaćate kontroling, plaćate njegovo odsustvo, samo na drugom mjestu u poslovanju.

Prije nego što odgovorite na pitanje “isplati li se”, korisno je razumjeti što kontroling uopće jest i kako se razlikuje od računovodstva i financija.

Što učiniti ako se prepoznajete u znakovima?

Prepoznavanje znakova je dobra vijest, ne loša, znači da možete reagirati prije nego što vas problem preplavi. No važno je ne skočiti odmah na “treba nam softver” ili “zaposlimo kontrolera”. Prvi korak nije alat ni osoba, nego razumijevanje stvarnog stanja.

Prvi korak: snimak stanja

Prije bilo kakvog ulaganja napravite snimak stanja: što zaista znate o svom poslovanju, a što samo pretpostavljate. Pitajte se znate li profitabilnost po proizvodima i kupcima, koliko su vam ažurni izvještaji, postoji li plan koji se prati i ovisi li sve o jednoj osobi. Taj iskreni popis pokazat će vam koliko je jaz između onoga što imate i onoga što vam treba.

Snimak stanja je ujedno temelj svakog ozbiljnog uvođenja kontrolinga. Bez analize nije moguće sa sigurnošću reći što se događa s poslovanjem: ako nešto ide dobro, ne znate zašto, a ako ide loše, ne znate gdje. Tek kada jasno vidite polaznu točku, ima smisla razgovarati o rješenju.

Interni resursi ili vanjski konzultant

Drugo pitanje je tko će to napraviti. Vrijedi zapamtiti da kontroling nije isključivo posao jedne nove osobe, u svojoj srži, svaki menadžer bi trebao razmišljati kontrolerski, redovito gledati brojke svog područja i pitati se što one govore. Neka poduzeća imaju internog čovjeka s dovoljno znanja i vremena da preuzme ulogu kontrolera i postavi sustav iznutra. Prednost je poznavanje poslovanja, ali nedostatak je što ista osoba teško vidi vlastite slijepe točke i obično je već preopterećena operativom.

Vanjski konzultant donosi metodologiju, iskustvo iz drugih industrija i objektivan pogled, vidi ono na što ste iznutra navikli pa više ne primjećujete. Najčešće najbolje funkcionira kombinacija: konzultant postavlja sustav i prenosi znanje, a vaš tim ga preuzima i samostalno vodi dalje. Ako razmišljate o ovom koraku, ključno je odabrati partnera koji ne ostavlja samo izvještaje, nego osposobljava vaše ljude.

Kako Altius procjenjuje je li vaše poduzeće spremno za kontroling?

U Altiusu već 18 godina pomažemo poduzećima da uvedu i razviju kontroling, kroz više od 30 realiziranih projekata u proizvodnji, trgovini i uslugama. Procjena spremnosti uvijek počinje analizom, jer bez nje svako rješenje je nagađanje. Kroz našu AORI metodologiju (Analiza, Organizacija, Računovodstvo, Izvještavanje) najprije snimamo stvarno stanje: analiziramo poslovanje kroz protekle godine, organizacijsku strukturu, informacijski sustav i procese po sektorima. Tek na temelju te slike kažemo gdje su vam najveće potrebe i je li poduzeće spremno za sljedeći korak.

Ono što razlikuje ozbiljan kontroling od pukog izvještavanja jest da ne ostaje na razini brojki. Taj sustav pretvaramo u aktivan alat upravljanja koji svakodnevno podržava odluke, uz menadžerske izvještaje i KPI, te BI rješenja (Qlik Sense) koja povezuju podatke iz različitih izvora u pregledne i ažurne izvještaje. Na kraju projekta dobivate i Elaborat o kontrolingu, dokument iz kojeg svatko u poduzeću može razumjeti što je implementirano i kako se dalje razvija.

Ako niste sigurni gdje se vaše poduzeće trenutno nalazi, ne morate pogađati. Pripremili smo besplatnu kontroling listu pomoću koje u nekoliko minuta sami napravite kratku procjenu spremnosti i vidite u kakvom je stanju vaš kontroling. Na temelju toga rado ćemo sa vama porazgovarati o sljedećim koracima.