Dojmovi uvođenja kontrolinga u poduzeće Metalis d.o.o.

Kontroling proizvodnje: kako uvesti sustav koji pokazuje pravu cijenu koštanja

Puno radite, strojevi rade, narudžbe dolaze, a na kraju mjeseca premalo vrijednosti ostane u
poduzeću. Marže su sve tanje, a prodajnu cijenu vam ionako diktira tržište. Ako se prepoznajete
u toj slici, problem najčešće nije u tome koliko prodajete, nego u tome što ne znate koliko vas
svaki proizvod stvarno košta i gdje točno novac curi iz proizvodnje.
Upravo to rješava kontroling proizvodnje. U ovom tekstu prolazimo kroz to što kontroling
proizvodnje zapravo jest, po čemu se razlikuje od računovodstva, koje pokazatelje prati i kako
izgleda projekt njegovog uvođenja. Primjere uzimamo iz stvarnih proizvodnih poduzeća koja su
taj iskorak već napravila.

Što je kontroling proizvodnje?

Kontroling proizvodnje je sustav upravljanja koji povezuje praćenje troškova proizvodnje s
operativnim mjerenjem učinkovitosti proizvodnih procesa. Drugim riječima, spaja financijsku
sliku (koliko nas nešto košta) s onim što se stvarno događa na pogonu (koliko brzo, koliko
kvalitetno i s koliko otpada proizvodimo).
Cilj nije gomilanje izvještaja. Cilj je da uprava i voditelji u svakom trenutku znaju gdje nastaju
troškovi, koliko su procesi učinkoviti i gdje su najveće prilike za poboljšanje. Tek kad to vidite
jasno, možete donositi odluke na temelju brojki, a ne osjećaja.

Kontroling nije isto što i računovodstvo

Ovo je razlika koju mnogi vlasnici otkriju tek kad uvedu kontroling. Računovodstvo gleda u
prošlost i govori vam koliki su bili prihodi i rashodi. To je važno, ali za vođenje proizvodnje
nedovoljno.
Klasičan računovodstveni sustav često daje samo zbroj prihoda i rashoda, bez mogućnosti
analize njihove međuovisnosti. Vi vidite da je bio trošak, ali ne i gdje je nastao, tko je za njega
odgovoran i je li bio opravdan. Kontroling uzima te iste podatke i pretvara ih u alat: troškovi se
prate prema mjestu nastanka i prema nositelju, pa odjednom možete pratiti uspješnost pojedinih
dijelova poduzeća. Podatak iz računovodstva postaje informacija za odlučivanje.

Zašto proizvodnja traži poseban kontroling

Proizvodnja je specifična jer se cijena koštanja proizvoda gradi iz mnoštva elemenata: strukture
proizvoda, troška materijala, radnih operacija, kapaciteta strojeva i niza drugih troškova koji čine
radni nalog. Ako bilo koji od tih elemenata ne pratite, kalkulacija vam je nepotpuna, a cijena
koštanja samo gruba procjena.
Zato kontroling proizvodnje povezuje procese nabave, produktivnost rada, korištenje energije te
upravljanje tehnologijom i kapacitetima u jednu cjelinu. Tek tada brojka “cijena koštanja” znači
nešto na što se možete osloniti kad postavljate cijene ili odlučujete koji proizvod uopće ima
smisla raditi.

Zašto poduzeća uvode kontroling baš u fazi rasta?

Najčešći okidač za uvođenje kontrolinga nije kriza, nego rast. Poduzeće raste, broj zaposlenih
raste, asortiman se širi, a sustav upravljanja koji je dobro funkcionirao dok ste bili manji
odjednom postaje pretijesan.
To se lijepo vidi na primjeru Metalisa, proizvođača metalnih proizvoda osnovanog 1957. godine,
koji ima oko 160 zaposlenih i iza sebe deset godina kontinuiranog rasta. Na uvođenje
kontrolinga potaknula ih je želja za daljnjim poboljšanjem poslovanja i uspostavom
decentraliziranog sustava upravljanja. Osjetili su da su neke stare navike postale pretijesne za
potencijal cijelog poduzeća, potencijal koji je ostao negdje skriven. To je tipičan trenutak:
poduzeće je preraslo svoj način vođenja i treba profesionalizirati menadžment da bi nastavilo
rasti.

Signali da ste prerasli postojeće izvještavanje

Ne morate čekati da nešto pukne. Postoji nekoliko jasnih znakova da je vrijeme za kontroling:

Ne znate pouzdano koliko vas košta proizvodnja pojedinog proizvoda.
Ako kimate glavom na više od jedne stavke, postojeći sustav vas već koči.

Koji su problemi prije uvođenja kontrolinga?

Slika prije kontrolinga gotovo je uvijek ista, bez obzira na branšu. Izvještavanje je nesustavno i
temelji se više na ad hoc izvještajima nego na standardiziranim. Jedan podatak ili jedan
parametar sam za sebe ne znači ništa, jer da bi imao smisla morate ga staviti u korelaciju s
drugima i znati kako se poduzeće zaista ponaša.
Bez kontrolinga dobit i novac tiho cure iz poduzeća, a vi to ni ne vidite na vrijeme. Nemate jasnu
sliku gdje nastaju troškovi, teško je ocijeniti ostvarene rezultate i još teže reagirati prije nego što
problem naraste. Mnogi vlasnici u stabilnim vremenima jednostavno ignoriraju te probleme, jer
poslovanje ide. Cijena tog ignoriranja postaje vidljiva tek kad marže počnu padati.

Kako izgleda uvođenje kontrolinga u proizvodnju?

Uvođenje kontrolinga nije kupnja softvera ni dodatni izvještaj. To je strateški iskorak kojim
poduzeće uspostavlja jasan sustav upravljanja ciljevima, planovima, rezultatima,
odgovornostima i odlukama. Projekt se gradi korak po korak, od propitivanja organizacijske
strukture, preko definiranja parametara troškovnog računovodstva, do postavljanja KPI-jeva i
izvještaja.
Srž promjene je u tome da se planiranje i izvještavanje više ne provode “od oka”, nego na razini
profitnih centara i mjesta troškova, uz jasno definirane pokazatelje uspješnosti na operativnoj i
strateškoj razini. Rezultati se mjere, a planovi se prilagođavaju novim uvjetima poslovanja.

Mjesta troška i centri odgovornosti

Prvi konkretan korak je strukturno planiranje po mjestima troška. To je preduvjet da uopće znate
kako se kreće poslovanje, idete li u pravom smjeru i gdje trebate korigirati.
Kad definirate mjesta troška i centre odgovornosti, svaki trošak dobiva svoje mjesto nastanka i
svoju odgovornu osobu. Voditelj proizvodnje, voditelj nabave i voditelj pojedinog pogona više ne
gledaju jedan zajednički zbroj, nego svoje troškove kojima mogu upravljati. Trošak prestaje biti
samo brojka u računovodstvu i postaje alat za unaprjeđenje.

Promjena dolazi do svih razina, ne samo do uprave

Najveća zabluda je da kontroling počinje i završava u upravi. Odluka uprave da se napravi
iskorak samo je početak. Pravi rezultati dolaze kad sustav stigne do svih razina poslovanja, kad
svi gledaju iste podatke, znaju iste planove, svoje usmjerenje i cilj, i kad znaju koji je mjesečni,
kvartalni ili godišnji cilj.
To traži otvorenu komunikaciju među ljudima i promjenu načina razmišljanja koja se zatim proširi
na cijelu organizaciju. Uz to, taj proces ima i sporednu korist koju vlasnici često ne očekuju: kad
od kolega zatražite podatke i razmišljanje koje prije niste tražili, neki od njih iznenade kvalitetom
ideja i pokažu da imaju prostora za napredovanje. Kontroling tako otkriva i skrivene potencijale
u timu.

Koje pokazatelje (KPI) prati kontroling proizvodnje?

Ovdje teorija postaje konkretna. U proizvodnji je cilj maksimalno optimizirati troškove, jer na
prodajnu cijenu nemate velik utjecaj. Što jeftinije proizvedete uz istu kvalitetu, to ste
konkurentniji. Da biste znali gdje skratiti trošak, morate ga prvo mjeriti. Evo glavnih pokazatelja
koje kontroling proizvodnje prati.

Produktivnost (tone po radniku i po satu)

Najosnovniji pokazatelj je sirova proizvedena količina. Može se mjeriti u tonama, metrima ili
komadima, ovisno o tome što proizvodite. U metalskoj proizvodnji to je najčešće masa, pa se
produktivnost izražava kao tone po radniku, a za detaljniju sliku tone po satu proizvedene u
određenom razdoblju. Taj broj odmah pokazuje koliko učinkovito koristite ljudski rad.
Iskoristivost sirovina i udio škarta
Drugi pokazatelj je stupanj iskoristivosti sirovina, odnosno koliko ćete od određene količine
sirovine dobiti gotovog proizvoda. S tim je izravno povezan udio otpada, odnosno škarta. Logika
je jednostavna: što je manji stupanj pretvorbe sirovine u gotov proizvod, to više raste udio
škarta. Praćenje ova dva pokazatelja zajedno pokazuje vam gdje gubite materijal i koliko vas taj
gubitak stvarno košta.

Iskoristivost strojeva (OEE)

Svaki stroj ima teoretski kapacitet u određenom razdoblju. Iskoristivost strojeva pokazuje koliko
ste od tog kapaciteta zaista iskoristili, izraženo u postotku. Ovaj pokazatelj (često se prati kroz
OEE, ukupnu učinkovitost opreme) otkriva skrivene zastoje i gubitke koji se inače teško
primjećuju, ali se zbrajaju u velik trošak. Bolji raspored proizvodnje i pametnija izrada
komplementarnih pozicija, primjerice prema debljini i vrsti materijala, automatski smanjuju
pripremno vrijeme i podižu iskoristivost.

Utrošak energije po jedinici

Vezano uz strojeve prati se i utrošak energije, i to ne ukupno, nego po proizvedenoj jedinici, po
kilogramu, metru ili komadu. Tek tako energija postaje usporediv trošak koji možete optimizirati,
a ne fiksna stavka na koju slegnete ramenima. U vremenu visokih cijena energije ovaj
pokazatelj zna napraviti veliku razliku u konačnoj cijeni koštanja.

Ukupan proizvodni trošak po jedinici (cijena koštanja)

Svi prethodni pokazatelji na kraju se slijevaju u jedan: ukupan proizvodni trošak po jedinici
proizvoda. To je brojka koja vam govori koliko ste uspjeli kontrolirati troškove i, na kraju, koliko
vas proizvod stvarno košta. Kad tu brojku napokon znate pouzdano, možete odgovorno
postavljati cijene, birati profitabilne proizvode i pregovarati iz pozicije snage.

Kako kontroling i proizvodnja surađuju?

Kontroling i proizvodnja nisu dva odvojena svijeta, nego povezana petlja. Kontroling prikuplja i
analizira podatke o tome što se dogodilo, a kvaliteta cijelog sustava ovisi upravo o tome koliko
se pažljivo prikupljaju i koliko se kvalitetno analiziraju.
U dobro postavljenom sustavu proizvodnja stalno generira nove ideje: nove stvari koje treba
pratiti, nove segmente koje treba mjeriti. Kontroling te ideje pretače u konkretne pokazatelje i
izvještaje, a zatim iz proizvodnje dobiva povratnu informaciju o tome jesu li promjene dale
rezultat. Ta razmjena, kad jednom proradi, postaje glavni motor stalnih poboljšanja. Što je
komunikacija između ta dva područja bolja, to brže pronalazite gdje možete biti učinkovitiji.

Kako Altius savjetovanje uvodi kontroling u proizvodnju?

Altius savjetovanje uvelo je kontroling u velik broj proizvodnih poduzeća, od proizvodnje metala i
namještaja do tekstila i prehrane. Projekte vodi dr. sc. Andreja Švigir, a pristup je uvijek
prilagođen konkretnom poduzeću, jer svaka proizvodnja ima svoju strukturu, svoje procese i
svoje izazove.
Projekt se provodi po metodi AORI i u pravilu traje od nekoliko mjeseci do godinu dana, ovisno
o složenosti proizvodnje. Krene se od organizacijske strukture i troškovnog računovodstva,
postave se mjesta troška, centri odgovornosti i KPI-jevi, a sustav izvještavanja gradi se kroz Qlik
Sense BI alat. Finalni proizvod su standardni izvještaji prikazani kao dashboardi, koji vam
omogućuju praćenje informacija i pokazatelja u stvarnom vremenu, da poremećaj uočite odmah
i odmah otklonite njegov uzrok.
Rezultati su konkretni. Metalis je kroz projekt izgradio standardizirane izvještaje koji im
omogućuju pravovremeno uočavanje poremećaja, a sam projekt opisuju kao partnerstvo i
mentorstvo, a ne samo obavljen zadatak. Druga proizvodna poduzeća kroz isti pristup dobila su
praćenje produktivnosti i iskorištenja kapaciteta po pogonima, jasniji uvid u troškove strojeva i
alata te podlogu za sustav nagrađivanja radnika. Ako želite isti red u svojoj proizvodnji, sljedeći
korak je jednostavan.

Najčešća pitanja

Treba li svako proizvodno poduzeće kontroling proizvodnje?

Da. Uvođenje kontrolinga ne ovisi o veličini poduzeća, jer svako poduzeće treba kvalitetne
informacije za odlučivanje. Pitanje koje si vrijedi postaviti je jednostavno: imate li stvarnu
kontrolu nad troškovima proizvodnje i ostaje li u poduzeću dovoljno vrijednosti s obzirom na to
koliko radite? Ako niste sigurni u odgovor, kontroling vam nedostaje.

Moramo li imati ERP sustav da bismo uveli kontroling?

Ne. Kvalitetan ERP olakšava prikupljanje i analizu podataka, ali kontroling proizvodnje moguće
je uvesti i uz postojeće sustave, uz odgovarajuću strukturu izvještavanja i prikupljanja podataka.
Nemojte dopustiti da vam nedostatak ERP-a bude izlika za odgađanje.

Koliko traje projekt uvođenja kontrolinga proizvodnje?

U pravilu od nekoliko mjeseci do godinu dana. Točno trajanje ovisi o složenosti proizvodnje i o
tome koliko reda u procesima već postoji. Budite oprezni prema svakome tko obeća uvođenje
kontrolinga u znatno kraćem roku, jer ozbiljan sustav ne nastaje preko noći.

Koje podatke trebamo imati za početak?

Ne trebate imati sve posloženo unaprijed. Svaka proizvodnja već ima barem neke informacije, a
njihova točnost se provjerava u prvom koraku. Sustav se zatim gradi postupno, od strukture
proizvoda (BOM), troškova materijala i radnih operacija do kapaciteta strojeva i ostalih troškova
koji čine radni nalog.

Što poduzeće dobiva nakon uvođenja kontrolinga?

Jasan pregled cijene koštanja, analizu odstupanja od plana, bolje upravljanje kapacitetima,
kvalitetnije planiranje proizvodnje i čvrstu podlogu za odluke uprave. Najveća promjena često
nije u brojkama, nego u načinu razmišljanja: poduzeće prestaje voditi posao po osjećaju i
počinje ga voditi na temelju informacija.